Meeting room: saper guardare oltre le tecnologie

A cura di Christian Pieretto, CEO 3P Technologies

In quest’ultimo periodo sentiamo parlare in modo insistente di Smart Working, spesso confuso per Home Office e di quali tecnologie o piattaforme risultino più indicate per lavorare in modo agile e/o da remoto.

Le ultime settimane sono state per molti di noi giornate intense, trascorse tra una videoconferenza e l’altra. Mai come ora c’è un utilizzo così intenso delle diverse piattaforme di videoconferenza, tali da evidenziare, a mio avviso, anche diversi limiti e problemi. E non parlo di prodotto, non lo faccio per abitudine. Da sempre considero il prodotto esclusivamente un mezzo per raggiungere un fine.

Saper guardare oltre le tecnologie, non essere vincolati a brand o prodotti, questa è la vera anima che deve distinguere l’integratore audio e video.

Volutamente non voglio parlare delle soluzioni di Smart Working e/o Home Office, perché tutti noi abbiamo abbondantemente capito che non sono sufficienti un buon PC e le “cuffie del telefonino” per essere efficaci ed efficienti online. Abbiamo capito quanto una buona e garantita connettività, una adeguata telecamera oltre a device di qualità, quali cuffia e microfono, siano fondamentali in un contesto di videoconference.

Oggi voglio condividere alcune mie riflessioni, frutto spesso delle pessime esperienze di queste settimane in merito alla User Experience contestualizzata alle meeting room e agli ambienti di lavoro in generale. Utenti “tecnicamente evoluti” ma incapaci di utilizzare pienamente le infrastrutture di sala, di condividere in modo semplice un contenuto, manifestando imbarazzo e spesso frustrazione per le difficoltà di utilizzo delle tecnologie di sala, la scarsa qualità della ripresa video o dell’audio riprodotto. E tutto questo accade perché spesso sale diverse hanno soluzioni diverse, con interfacce e applicazioni diverse.

Chi è abituato ad utilizzare un PC al lavoro, un Mac a casa e destreggiarsi tra vari tablet e smartphone con differenti interfacce utente, sa che il lavoro è più semplice quando non devi continuare a passare da una tecnologia all’altra.

Fermiamoci quindi a pensare quale deve essere la giusta User Experience.

Tre sono gli aspetti a mio avviso importanti:

1. Il comfort dell’ambiente prima di tutto: per quanto concerne illuminazione, trattamento aria, clima e comfort acustico, quest’ultimo troppo spesso sottovalutato e banalizzato, ma fondamentale per far sentire bene (in tutti i sensi) i partecipanti a un meeting.
2. La scelta delle giuste soluzioni: ogni sala ha diverse esigenze e diversi aspetti da considerare prima di scegliere le tecnologie più idonee. L’allestimento di una meeting room deve essere frutto di una analisi tecnica, che tenga conto delle esigenze del cliente e delle caratteristiche dell’ambiente. Questa è la prima sostanziale differenza di ruolo e competenza tra un integratore audio video professionale e un produttore o rivenditore di prodotti. Una soundbar ad esempio, per quanto professionale, svolge la funzione per la quale è stata progettata, e se la si utilizza in un contesto diverso, il risultato può solo che essere scadente. La giusta soluzione al posto giusto!
3. Un’experience di tecnologia standardizzata: uno studio ha rivelato che la maggior parte dei collaboratori desidera utilizzare la tecnologia usata al lavoro con la stessa semplicità di utilizzo di quella personale e non vuole dover imparare un diverso set di tecnologia per ogni meeting room. I collaboratori desiderano semplicità e facilità d’uso, proprio come le funzionalità intuitive dei loro smartphone, display domestici, dispositivi di condivisione dei loro contenuti personali. Standardizzando le tecnologie del luogo di lavoro, gli utenti avranno familiarità con l’interfaccia e le relative funzionalità, anche quando incontrano nuove soluzioni.

Le soluzioni standardizzate migliorano l’efficienza

Affinché l’organizzazione possa funzionare in modo meno caotico ed efficiente, sono necessarie soluzioni semplici e affidabili, flessibili, scalabili e facilmente integrabili con l’infrastruttura esistente. La standardizzazione delle soluzioni tecnologiche consente al team IT di monitorare e risolvere facilmente i problemi in più siti rapidamente, assicurandosi che la tecnologia di cui si ha bisogno sia sempre prontamente disponibile.

Il giusto approccio per un corretto design

Il design di soluzioni audio e video per le meeting room, indipendentemente dalle loro dimensioni, è un processo delicato che richiede competenza ed esperienza. I consulenti e gli integratori AV devono sedere al tavolo e collaborare sin dall’inizio con architetti, interior e lighting designer, affinché audio, video, luci, tende, clima siano integrati tra loro e gestibili da un unico device con pochi semplici “tocchi”. Solo così potremo parlare veramente di User Experience, anche nel rispetto della prossima normativa UNI, oggi Prassi di Riferimento 4/2013, la quale garantisce l’adozione delle migliori tecniche progettuali e realizzative di sistemi AVC.